6 Minutės
Intranetas: daugiau nei infrastruktūra — tai darbuotojų patirties platforma
Intranetas išlieka šiuolaikinių organizacijų skaitmeniniu priekiniu langu — kasdieniu puslapiu, kuriame darbuotojai randa naujienas, įrankius, personalo dokumentus, bendradarbiavimo erdves ir operacinius darbo srautus. IT komandoms intranetas reiškia techninę bazę: serverius, autentifikaciją, saugumą ir veikimo laiką. Komunikacijos skyriui tai yra strateginė priemonė pasakojimui, įsitraukimui ir organizacijos kultūrai formuoti. Svarbu sujungti šiuos požiūrius: optimizuotas intranetas palengvina darbą, stiprina kultūrą ir didina darbuotojų įsitraukimą; priešingu atveju jis virsta chaotišku, pasenusiu failų saugyklu su neperskaitytais pranešimais ir sugedusiomis nuorodomis.
Kodėl IT ir Komunikacijos turi dalintis atsakomybe
Anksčiau intranetus dažniausiai valdė IT ir jie buvo finansuojami iš IT biudžetų — tai atrodė natūralu, kai prioritetas buvo infrastruktūra ir techninis stabilumas. Tačiau intranetas pamažu tampa pagrindine vidaus komunikacijos ir darbuotojų patirties platforma, todėl Komunikacijų komanda privalo turėti tikrą balsą sprendžiant platformos pasirinkimą, turinio strategiją ir valdymą.
IT ir Komunikacijos atneša nepakartojamų įgūdžių: IT užtikrina saugumą, veikimo greitį ir integracijas; Komunikacijos kuria pasakojimus, atrenka turinį ir skatina priėmimą. Idealus modelis — bendras valdymas su aiškiai paskirstytomis pareigomis: IT rūpinasi architektūra, autentifikacija, pritaikomumu ir integracijomis; Komunikacijos vadovauja turiniui, redakcinei tvarkai, įsisavinimo programoms ir analitiką naudojančiam įsitraukimo skatinimui.
Produkto funkcijos, kurias verta prioritetizuoti šiuolaikinėse intraneto platformose
Pagrindinės sėkmingo intraneto funkcijos
- Atsakingas dizainas ir „mobile-first“ patirtis, kad būtų pasiekiami darbuotojai be darbo vietos prie stalo arba dirbantys nuotoliniu būdu
- Stiprūs turinio valdymo ir redakciniai darbo srautai, skirti kelių autorių publikavimui
- Personalizacija ir taikomas naujienų pristatymas, gerinantis aktualumą ir įsitraukimą
- Integracijos su esamomis sistemomis: vienkartinė prisijungimo sistema (SSO), HRIS, ServiceNow, Microsoft 365, Slack, Teams
- Analitika ir intraneto metrikos, leidžiančios matuoti naudojimą, paieškos efektyvumą ir darbuotojų įsitraukimą
- Valdymas, versijų kontrolė ir taksonomijos įrankiai, užkertantys kelią turinio išsibarsčiui ir dublikatams
Pažangios galimybės, kurios turi reikšmę
- Daugialypis pristatymas: el. paštas, mobiliųjų pranešimų push, skaitmeninės informacinės lentos ir programėlės pranešimai
- Žemo kodo pritaikymas ir valdikliai greitam paslaugų bei formų diegimui
- Paieška, suprantanti kontekstą ir iškelčianti autoritetingą turinį (žinių valdymas)
- Prieinamumo atitiktis ir duomenų apsaugos funkcijos, atitinkančios tarptautinius reglamentus
SharePoint ir ServiceNow: stipriosios pusės, ribotumai ir kada tinka
Daugelis įmonių linksta prie SharePoint arba ServiceNow dėl licencijavimo pranašumų ir integracijų įmonės aplinkoje. Abi platformos turi savo stipriąsias puses, bet taip pat ribojimų, kai jas bandoma naudoti kaip pagrindinius komunikacijos centrus.
SharePoint puikiai tinka dokumentų valdymui, bendradarbiavimui ir intraneto sistemoms, integruotoms su Microsoft 365. Vis dėlto, jei trūksta nuoseklaus valdymo, jis gali sukurti suskaidytas svetainių kolekcijas, pasikartojantį turinį ir nenuoseklią vartotojo patirtį — tai dažna didelių organizacijų problema.
ServiceNow yra stiprus darbo srautų automatizavime, IT paslaugų valdyme (ITSM) ir paslaugų kataloguose. Jo pranašumas — operacinis efektyvumas ir bylų valdymas, tačiau vartotojo sąsaja ir sąveikos modelis nėra optimalūs redakcinei komunikacijai ar plačiam įsitraukimui skatinti.
Įmonėms, kurios teikia prioritetą darbuotojų patirčiai, specialiai tam sukurta intraneto platforma — orientuota į redakcinę kontrolę, personalizaciją ir daugialypį skelbimą — dažnai pasiekia greitesnį priėmimą ir aiškesnę analitiką. Vis dėlto, kai svarbiausia yra dokumentų kontrolė, gilios įmoninės integracijos arba standartizuoti paslaugų darbo srautai, SharePoint ar ServiceNow vis dar gali būti patrauklūs pasirinkimai.
Palyginimai ir rinkos aktualumas
- Rinkitės SharePoint, kai verslo vertę atneša dokumentų valdymas, Office integracija ir korporaciniai portalai.
- Rinkitės ServiceNow, kai pagrindiniai reikalavimai yra procesų automatizavimas, incidentų valdymas ir paslaugų teikimas.
- Apsvarstykite specialiai sukurtą intraneto platformą, kai pagrindiniai tikslai — vidaus komunikacija, darbuotojų įsitraukimas, turinio personalizavimas ir daugialypis publikavimas.
Šiuolaikinių intraneto produktų priėmimas atspindi platesnę rinkos kryptį: organizacijos siekia skaitmeninių darbo vietų platformų, kurios sujungtų bendradarbiavimą, komunikacijas ir paslaugas, mažintų dubliavimąsi ir sumažintų visą nuosavybės sąnaudas per integruotus kanalus.
Operaciniai pranašumai ir investicijų grąža
Gerai įgyvendintas intranetas sutrumpina laiką iki informacijos radimo, mažina pasikartojančius personalo užklausimus, didina atnaujintų politikų laikymąsi ir kelia darbuotojų įsitraukimo rodiklius. Matoma ROI atsiranda per sumažintą pagalbos bilietų skaičių, greitesnį įvedimą į darbą, geresnį vidaus kampanijų efektyvumą ir didesnį produktyvumą dėl trumpesnio paieškos laiko bei geresnio žinių atradimo.
Naudojimo scenarijai: kur intranetas daro poveikį
- Visos įmonės mastu skelbiami pranešimai ir vadovybės komunikacija
- Personalo portalai politikoms, naudoms ir savitarnautiniams formų pildymams
- Žinių bazės ir paieškomos politikų saugyklos teisinių atitikčių užtikrinimui
- Komandų centrai projektų bendradarbiavimui ir tarpfunkciniam koordinavimui
- Mobiliųjų programėlių sprendimai priekinės linijos darbuotojams ir paskirstytoms komandoms
Valdymas, analitika ir kas po paleidimo
Intraneto paleidimas yra tik pirmas žingsnis. Reikia atsakyti į esminius operacinius klausimus: kas yra atsakingas už kasdienius turinio atnaujinimus? Kas matuoja įsitraukimą ir naudojimo patogumą? Kas užtikrina nuolatinį tobulinimą remiantis analitika ir darbuotojų atsiliepimais? Šias pareigas dažniausiai atlieka Komunikacijos už redakcinę lyderystę ir IT už platformos sveikatą, integracijas bei saugumą.
Aiškus valdymas, apibrėžti SLA ir nuolatinio tobulėjimo kelias neleidžia intranetui pasenti. Analitika — aktyvūs vartotojai, paieškos sėkmingumo rodikliai, paspaudimų skaičius ir vidutinė praleista laiko trukmė — turėtų nulemti turinio strategiją ir funkcijų prioritetus.
Bendros atsakomybės — bendras pasisekimas
Erdviausi rezultatai atsiranda, kai IT ir Komunikacijos iš tiesų bendradarbiauja. IT sukuria saugią, pritaikomą platformą su reikiamomis integracijomis ir našumu, kurio reikalauja šiuolaikinė skaitmeninė darbo aplinka. Komunikacijos paverčia tą platformą kasdiene darbuotojų įpročiu, naudodamos taikytą turinį, į vartotoją orientuotą dizainą ir įsisavinimo programas.
Trumpai tariant: intranetas nėra vien programinė įranga. Tai strateginė darbuotojų komunikacijos, įsitraukimo ir patirties platforma, reikalaujanti bendrų sprendimų. Kai IT ir Komunikacijos veikia kartu — apibrėždamos vaidmenis, investuodamos į valdymą ir pasirinkdamos tinkamą platformą pagal savo prioritetus — intranetas tampa konkurenciniu pranašumu kultūrai, produktyvumui ir darbuotojų pasitenkinimui.
Šaltinis: techradar
Komentarai